IMPLEMENTACION DEL PROYECTO DE LIMPIEZA, CLASIFICACI脫N Y ORDENAMIENTO (3S)

PROYECTO DE MEJORA DE LA CALIDAD.

Este Proyecto desarrollado en los juzgados civiles del equipo t茅cnico del mejoramiento de la justicia civil, tiene los siguientes objetivos espec铆ficos:

  1. Optimizaci贸n de los procesos;
  2. Mejorar  la calidad y crear condiciones para la correcta ejecuci贸n de todos los productos y procesos;
  3. Estudio y optimizaci贸n de la estructura organizacional.

Cada Objetivo equivale a una implementaci贸n especifica

Objetivo 2. IMPLEMENTACI脫N DE LAS 3S

Dentro de este objetivo se desarroll贸 la IMPLEMENTACI脫N DE LAS 3S o Proyecto de Limpieza, Clasificaci贸n y Ordenamiento (3S).

A mediados del a帽o 2009 se llev贸 a cabo en el Poder Judicial una actividad innovadora y de gran impacto en el rendimiento de 5 Juzgados, cual fue la ejecuci贸n del Proyecto de limpieza, clasificaci贸n y ordenamiento (3S).

Esta actividad es parte de un proceso global de MEJORA DE LA CALIDAD EN 5 JUZGADOS DEL FUERO CIVIL de 1a. Instancia del PODER JUDICIAL (Asunci贸n), seleccionados como plan piloto del Mejoramiento de la Justicia Civil.

Los Juzgados que participaron del Proyecto fueron:

  • Juzgado del PRIMER Turno: Secretar铆as 1 y 2.
  • Juzgado del CUARTO Turno: Secretar铆as 7 y 8.
  • Juzgado del NOVENO Turno: Secretar铆as 17 y 18.
  • Juzgado del D脡CIMO Turno: Secretar铆as 19 y 20.
  • Juzgado del UND脡CIMO Turno: Secretar铆as 21 y 22.

OBJETIVO.

Locales con archivos ordenados y clasificados.

PUNTO DE PARTIDA

Un an谩lisis de la situaci贸n de los juzgados arroj贸 los siguientes resultados:

  • A lo largo de todo el d铆a de trabajo se van acumulando objetos, trabajo en proceso, suciedad.
  • Con el ajetreo, los documentos y objetos se van ubicando sin un orden apropiado.
  • Equipos en desuso van quedando revueltos con documentos y archivadores.
  • El polvo se va acumulando en muebles y equipos.
  • El descuido de las instalaciones va generando situaciones de peligro para las personas y los documentos.
  • Acumulaci贸n de objetos que corresponden al lugar de trabajo pueden comprometer la integridad de equipos y documentos y dificultar el acceso a los mismos.
  • Estas situaciones, que se repiten a diario en muchas f谩bricas y oficinas, crean un ambiente de trabajo inc贸modo y peligroso.
  • Disminuye la comodidad y productividad de las personas.

ESTADO EN QUE SE ENCONTRABAN LAS COSAS

QUE SON LAS 3 S?

Las 3 S constituyen una herramienta de calidad que buscan establecer y mantener criterios de selecci贸n, orden y limpieza en el lugar de trabajo.

 

En los a帽os 60, en Jap贸n, la necesidad de enfrentar a los problemas de un ambiente de trabajo inc贸modo que hace que disminuya la productividad de las personas, o hasta aumentar las posibilidades de sufrir accidentes, motiv贸 el desarrollo de una filosof铆a de trabajo que ayud贸 a mejorar la productividad de las empresas japonesas y tambi茅n la calidad de sus productos.

 

Las 3 S son tres palabras que en idioma japon茅s comienzan todas con S, y son: Seiri, Seiso y Seiton.

En castellano ser铆an:

  1. Seleccionar
  2. Ordenar
  3. Limpiar

1ª S: SEIRI. SELECCIONAR.

  • Identificar y separar los materiales necesarios de los innecesarios y desprenderse de 茅stos 煤ltimos.
  • Completar en la brevedad el trabajo en proceso y no dejar que se acumule.
  • Separar los objetos personales de los documentos.
  • Separar los equipos y otros objetos de los documentos.

2ª S: SEISO. ORDENAR

 

  • Establecer el modo en que deben ubicarse e identificarse los objetos necesarios, de manera que resulte f谩cil y r谩pido encontrarlos, utilizarlos y reponerlos.
  • “Un lugar para cada cosa y cada cosa en su lugar”.
  • Codificar estantes mediante un sistema de coordenadas XYZ.
  • Los trabajos terminados o caducados, enviarlos inmediatamente al lugar que corresponde.
  • Identificar los documentos siguiendo un criterio apropiado y estandarizado, de manera que sea f谩cil encontrarlos.
  • Utilizar control visual (se帽alizaciones gr谩ficas, c贸digo de colores).

3ª S: SEITON. LIMPIAR.

 

  • Limpiar todo lo que se encuentre funcional en el 谩rea de trabajo.

Efectos de 3S

Efecto directo: eliminaci贸n de desperdicios (materiales, tiempo, energ铆a)

Efecto indirecto: mejora del clima laboral (comodidad, seguridad)

Planificaci贸n para la implementaci贸n

De acuerdo a los requerimientos de las 3 S y un relevamiento realizado en cada una de las Secretar铆as participantes, se elabor贸 un plan de requerimientos de insumos.

Cada Secretar铆a defini贸 las actividades a realizar en el plazo previsto para la ejecuci贸n del D铆a de la Gran Limpieza y la implementaci贸n de cada una de las 3 S.

Metodolog铆a de trabajo

Se basa en una metodolog铆a activa y participativa, lo cual implica la necesidad de mantener una alta participaci贸n de los miembros de La Organizaci贸n en el desarrollo del Proyecto.

IMPLEMENTACION DEL PROYECTO

Para el desarrollo del proyecto se definieron grupos y puestos claves con funciones espec铆ficas durante la ejecuci贸n del mismo:

Facilitador de 3S. Funciones.

  • Ser instructor de 3S en la capacitaci贸n a los trabajadores.
  • Preparar folletos y carteles de 3S.
  • Ser asesor para los grupos de 3S.
  • Ser promotor y ponente de las actividades.

Comit茅 Evaluador de 3S. Funciones.

  • La toma de decisiones sobre las actividades de 3S
  • La nivelaci贸n de actividades de cada grupo
  • El apoyo al facilitador.
  • La definici贸n de criterios para la evaluaci贸n de las actividades 3 S.
  • La evaluaci贸n de las actividades de 3S (auditoria).
  • La definici贸n de los criterios para premiaci贸n.
  • La selecci贸n del equipo ganador en implementaci贸n.

PASOS DADOS EN LA IMPLEMENTACION DE LAS 3 S.

1. PRESENTACI脫N OFICIAL DE LAS 3 S

 

El proceso comenz贸 con una presentaci贸n oficial a los Jueces y Secretarios en el mes de setiembre/2009.

2. CAPACITACI脫N A LOS FUNCIONARIOS

 

 

 

Se desarrollaron 2 jornadas de capacitaci贸n “3 S” a funcionarios de las secretar铆as.

3. PLANIFICACION DEL D脥A DE LA GRAN LIMPIEZA

El D铆a de la Gran Limpieza es un d铆a simb贸lico que marca el inicio de las actividades de implementaci贸n de las 3 S. Para la ejecuci贸n del D铆a de la Gran Limpieza fue necesario contar con insumos y equipos con los que habitualmente no cuentan las Secretar铆as.

 

Para poder dotar a las Secretar铆as de los insumos y equipos necesarios, se elabor贸 con cada uno de los Secretarios una Lista de Materiales de limpieza y protecci贸n a los funcionarios. Estos materiales fueron prove铆dos por la Direcci贸n de Servicios Generales con el apoyo del Programa de Desempe帽o Judicial.

4. DIA DE LA GRAN LIMPIEZA

Los funcionarios, en sus respectivas Secretar铆as, realizaron El D铆a de la Gran Limpieza. Dedicaron horas fuera de su horario de trabajo habitual para limpiar techos, paredes y pisos de su Secretar铆a.

 

 

 

Tambi茅n limpiaron muebles, puertas, ventanas y equipos inform谩ticos.

5. COMIT脡 EVALUADOR

Para evaluar el avance y los resultados de la implementaci贸n de 3 S se form贸 un Comit茅 Evaluador, formado por personas externas a las Secretar铆as.

El Comit茅 Evaluador con asesor铆a de la empresa consultora defini贸 los criterios de evaluaci贸n y confeccion贸 las listas de verificaciones a ser utilizadas en las auditor铆as.

6. AUDITOR脥A INICIAL

El Comit茅 Evaluador defini贸 los criterios de auditor铆a y elabor贸 la lista de verificaciones. 

 

 

En la semana posterior a la ejecuci贸n del D铆a de la Gran Limpieza se llev贸 a cabo la auditoria inicial.

Estuvieron como auditoras las tres integrantes del Comit茅 Evaluador, quienes ejecutaron las auditor铆as mediante entrevista a los funcionarios y observaci贸n en el lugar de trabajo. Cada secretar铆a fue calificada de acuerdo al grado de cumplimiento de los criterios de las 3 S.

7. PLANIFICACI脫N PARA LA IMPLEMENTACI脫N DE LAS 3 S

En cada Secretar铆a se evalu贸 la situaci贸n con el prop贸sito de determinar las actividades e insumos necesarios para la implementaci贸n de las 3 S.

Se elabor贸 una lista de materiales necesarios para la implementaci贸n (煤tiles de oficina). Estos materiales fueron prove铆dos por la Direcci贸n de Suministros con el apoyo del Programa de Desempe帽o Judicial.

Cada Secretario fue responsable de asignar estas tareas a los funcionarios de su Secretar铆a y de definir los d铆as de ejecuci贸n.

8. IMPLEMENTACI脫N DE LAS 3 S

Durante tres semanas los funcionarios de cada Secretar铆a realizaron actividades de implementaci贸n de 3 S seg煤n el Plan de Implementaci贸n definido.

Adem谩s algunas secretar铆as realizaron tareas de mejoramiento de la distribuci贸n de escritorios y otros muebles, mejoras edilicias, mejoramiento de las condiciones de seguridad y decoraci贸n de la Secretar铆a.

9. AUDITOR脥A FINAL

Culminado el per铆odo de implementaci贸n se llev贸 a cabo la auditor铆a final para evaluar los resultados de la implementaci贸n en cada Secretar铆a.

Nuevamente estuvieron como auditoras las tres integrantes del Comit茅 Evaluador quienes mediante entrevista a los funcionarios y observaci贸n en el lugar de trabajo calificaron a cada una de las Secretar铆as en cuanto al cumplimiento de los criterios de las 3 S.

 

Cada Secretar铆a entreg贸 adem谩s un informe de las tareas ejecutadas en el marco del proyecto de implementaci贸n de S S.

10. PREMIACI脫N

Finalmente el Comit茅 Evaluador, de acuerdo al criterio definido y teniendo en cuenta: Los resultados de la auditor铆a inicial, la auditor铆a final y los resultados del D铆a de la Gran Limpieza eligi贸 a las Secretar铆as merecedoras de reconocimiento y se llev贸 a cabo el d铆a de premiaci贸n en el que fueron distinguidas las siguientes Secretar铆as:

Secretar铆a    Puntaje   Reconocimiento
Secretar铆a 1  105   Mejor Implementaci贸n Metodolog铆a ‘3S’
Secretar铆a 2  103   Menci贸n Especial a la Creatividad
Secretar铆a 8   97   Mejor Implementaci贸n Metodolog铆a ‘3S’
Secretar铆a 22  93   Menci贸n Especial al Inter茅s y Activa     Participaci贸n
Secretar铆a 7  92   Menci贸n Especial al Esfuerzo y compromiso

 

Tambi茅n el mismo d铆a se entregaron Certificados de participaci贸n a las Secretar铆as que participaron del proyecto de implementaci贸n de 3 S.

 


 

EL PODER JUDICIAL DESTACO EL PROGRAMA DE LAS 3 S EN SU SITIO WEB

--Con el Apoyo del CEJ, CIRD Y USAID
Capacitaron a funcionarios del Poder Judicial en la implementaci贸n de las “3 S”.

--Plan de Mejoramiento de la Justicia Civil
Premiar谩n a juzgados por “implementaci贸n de las 3 S”: herramientas de calidad en la gesti贸n.

--Premiaron a juzgados civiles por la "implementaci贸n de las 3 S".

 
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