IMPLEMENTACION DEL PROYECTO DE LIMPIEZA, CLASIFICACIÓN Y ORDENAMIENTO (3S)

PROYECTO DE MEJORA DE LA CALIDAD.

Este Proyecto desarrollado en los juzgados civiles del equipo técnico del mejoramiento de la justicia civil, tiene los siguientes objetivos específicos:

  1. Optimización de los procesos;
  2. Mejorar  la calidad y crear condiciones para la correcta ejecución de todos los productos y procesos;
  3. Estudio y optimización de la estructura organizacional.

Cada Objetivo equivale a una implementación especifica

Objetivo 2. IMPLEMENTACIÓN DE LAS 3S

Dentro de este objetivo se desarrolló la IMPLEMENTACIÓN DE LAS 3S o Proyecto de Limpieza, Clasificación y Ordenamiento (3S).

A mediados del año 2009 se llevó a cabo en el Poder Judicial una actividad innovadora y de gran impacto en el rendimiento de 5 Juzgados, cual fue la ejecución del Proyecto de limpieza, clasificación y ordenamiento (3S).

Esta actividad es parte de un proceso global de MEJORA DE LA CALIDAD EN 5 JUZGADOS DEL FUERO CIVIL de 1a. Instancia del PODER JUDICIAL (Asunción), seleccionados como plan piloto del Mejoramiento de la Justicia Civil.

Los Juzgados que participaron del Proyecto fueron:

  • Juzgado del PRIMER Turno: Secretarías 1 y 2.
  • Juzgado del CUARTO Turno: Secretarías 7 y 8.
  • Juzgado del NOVENO Turno: Secretarías 17 y 18.
  • Juzgado del DÉCIMO Turno: Secretarías 19 y 20.
  • Juzgado del UNDÉCIMO Turno: Secretarías 21 y 22.

OBJETIVO.

Locales con archivos ordenados y clasificados.

PUNTO DE PARTIDA

Un análisis de la situación de los juzgados arrojó los siguientes resultados:

  • A lo largo de todo el día de trabajo se van acumulando objetos, trabajo en proceso, suciedad.
  • Con el ajetreo, los documentos y objetos se van ubicando sin un orden apropiado.
  • Equipos en desuso van quedando revueltos con documentos y archivadores.
  • El polvo se va acumulando en muebles y equipos.
  • El descuido de las instalaciones va generando situaciones de peligro para las personas y los documentos.
  • Acumulación de objetos que corresponden al lugar de trabajo pueden comprometer la integridad de equipos y documentos y dificultar el acceso a los mismos.
  • Estas situaciones, que se repiten a diario en muchas fábricas y oficinas, crean un ambiente de trabajo incómodo y peligroso.
  • Disminuye la comodidad y productividad de las personas.

ESTADO EN QUE SE ENCONTRABAN LAS COSAS

QUE SON LAS 3 S?

Las 3 S constituyen una herramienta de calidad que buscan establecer y mantener criterios de selección, orden y limpieza en el lugar de trabajo.

 

En los años 60, en Japón, la necesidad de enfrentar a los problemas de un ambiente de trabajo incómodo que hace que disminuya la productividad de las personas, o hasta aumentar las posibilidades de sufrir accidentes, motivó el desarrollo de una filosofía de trabajo que ayudó a mejorar la productividad de las empresas japonesas y también la calidad de sus productos.

 

Las 3 S son tres palabras que en idioma japonés comienzan todas con S, y son: Seiri, Seiso y Seiton.

En castellano serían:

  1. Seleccionar
  2. Ordenar
  3. Limpiar

1ª S: SEIRI. SELECCIONAR.

  • Identificar y separar los materiales necesarios de los innecesarios y desprenderse de éstos últimos.
  • Completar en la brevedad el trabajo en proceso y no dejar que se acumule.
  • Separar los objetos personales de los documentos.
  • Separar los equipos y otros objetos de los documentos.

2ª S: SEISO. ORDENAR

  • Establecer el modo en que deben ubicarse e identificarse los objetos necesarios, de manera que resulte fácil y rápido encontrarlos, utilizarlos y reponerlos.
  • “Un lugar para cada cosa y cada cosa en su lugar”.
  • Codificar estantes mediante un sistema de coordenadas XYZ.
  • Los trabajos terminados o caducados, enviarlos inmediatamente al lugar que corresponde.
  • Identificar los documentos siguiendo un criterio apropiado y estandarizado, de manera que sea fácil encontrarlos.
  • Utilizar control visual (señalizaciones gráficas, código de colores).

3ª S: SEITON. LIMPIAR.

  • Limpiar todo lo que se encuentre funcional en el área de trabajo.

Efectos de 3S

Efecto directo: eliminación de desperdicios (materiales, tiempo, energía)

Efecto indirecto: mejora del clima laboral (comodidad, seguridad)

Planificación para la implementación

De acuerdo a los requerimientos de las 3 S y un relevamiento realizado en cada una de las Secretarías participantes, se elaboró un plan de requerimientos de insumos.

Cada Secretaría definió las actividades a realizar en el plazo previsto para la ejecución del Día de la Gran Limpieza y la implementación de cada una de las 3 S.

Metodología de trabajo

Se basa en una metodología activa y participativa, lo cual implica la necesidad de mantener una alta participación de los miembros de La Organización en el desarrollo del Proyecto.

IMPLEMENTACION DEL PROYECTO

Para el desarrollo del proyecto se definieron grupos y puestos claves con funciones específicas durante la ejecución del mismo:

Facilitador de 3S. Funciones.

  • Ser instructor de 3S en la capacitación a los trabajadores.
  • Preparar folletos y carteles de 3S.
  • Ser asesor para los grupos de 3S.
  • Ser promotor y ponente de las actividades.

Comité Evaluador de 3S. Funciones.

  • La toma de decisiones sobre las actividades de 3S
  • La nivelación de actividades de cada grupo
  • El apoyo al facilitador.
  • La definición de criterios para la evaluación de las actividades 3 S.
  • La evaluación de las actividades de 3S (auditoria).
  • La definición de los criterios para premiación.
  • La selección del equipo ganador en implementación.

PASOS DADOS EN LA IMPLEMENTACION DE LAS 3 S.

1. PRESENTACIÓN OFICIAL DE LAS 3 S

El proceso comenzó con una presentación oficial a los Jueces y Secretarios en el mes de setiembre/2009.

2. CAPACITACIÓN A LOS FUNCIONARIOS

 

 

Se desarrollaron 2 jornadas de capacitación “3 S” a funcionarios de las secretarías.

3. PLANIFICACION DEL DÍA DE LA GRAN LIMPIEZA

El Día de la Gran Limpieza es un día simbólico que marca el inicio de las actividades de implementación de las 3 S. Para la ejecución del Día de la Gran Limpieza fue necesario contar con insumos y equipos con los que habitualmente no cuentan las Secretarías.

Para poder dotar a las Secretarías de los insumos y equipos necesarios, se elaboró con cada uno de los Secretarios una Lista de Materiales de limpieza y protección a los funcionarios. Estos materiales fueron proveídos por la Dirección de Servicios Generales con el apoyo del Programa de Desempeño Judicial.

4. DIA DE LA GRAN LIMPIEZA

Los funcionarios, en sus respectivas Secretarías, realizaron El Día de la Gran Limpieza. Dedicaron horas fuera de su horario de trabajo habitual para limpiar techos, paredes y pisos de su Secretaría.

 

 

 

 

También limpiaron muebles, puertas, ventanas y equipos informáticos.

5. COMITÉ EVALUADOR

Para evaluar el avance y los resultados de la implementación de 3 S se formó un Comité Evaluador, formado por personas externas a las Secretarías.

El Comité Evaluador con asesoría de la empresa consultora definió los criterios de evaluación y confeccionó las listas de verificaciones a ser utilizadas en las auditorías.

6. AUDITORÍA INICIAL

El Comité Evaluador definió los criterios de auditoría y elaboró la lista de verificaciones.

 

 

En la semana posterior a la ejecución del Día de la Gran Limpieza se llevó a cabo la auditoria inicial.

Estuvieron como auditoras las tres integrantes del Comité Evaluador, quienes ejecutaron las auditorías mediante entrevista a los funcionarios y observación en el lugar de trabajo. Cada secretaría fue calificada de acuerdo al grado de cumplimiento de los criterios de las 3 S.

7. PLANIFICACIÓN PARA LA IMPLEMENTACIÓN DE LAS 3 S

En cada Secretaría se evaluó la situación con el propósito de determinar las actividades e insumos necesarios para la implementación de las 3 S.

Se elaboró una lista de materiales necesarios para la implementación (útiles de oficina). Estos materiales fueron proveídos por la Dirección de Suministros con el apoyo del Programa de Desempeño Judicial.

Cada Secretario fue responsable de asignar estas tareas a los funcionarios de su Secretaría y de definir los días de ejecución.

8. IMPLEMENTACIÓN DE LAS 3 S

Durante tres semanas los funcionarios de cada Secretaría realizaron actividades de implementación de 3 S según el Plan de Implementación definido.

Además algunas secretarías realizaron tareas de mejoramiento de la distribución de escritorios y otros muebles, mejoras edilicias, mejoramiento de las condiciones de seguridad y decoración de la Secretaría.

9. AUDITORÍA FINAL

Culminado el período de implementación se llevó a cabo la auditoría final para evaluar los resultados de la implementación en cada Secretaría.

Nuevamente estuvieron como auditoras las tres integrantes del Comité Evaluador quienes mediante entrevista a los funcionarios y observación en el lugar de trabajo calificaron a cada una de las Secretarías en cuanto al cumplimiento de los criterios de las 3 S.

Cada Secretaría entregó además un informe de las tareas ejecutadas en el marco del proyecto de implementación de S S.

10. PREMIACIÓN

Finalmente el Comité Evaluador, de acuerdo al criterio definido y teniendo en cuenta: Los resultados de la auditoría inicial, la auditoría final y los resultados del Día de la Gran Limpieza eligió a las Secretarías merecedoras de reconocimiento y se llevó a cabo el día de premiación en el que fueron distinguidas las siguientes Secretarías:

Secretaría    Puntaje   Reconocimiento
Secretaría 1  105   Mejor Implementación Metodología ‘3S’
Secretaría 2  103   Mención Especial a la Creatividad
Secretaría 8  97   Mejor Implementación Metodología ‘3S’
Secretaría 22  93   Mención Especial al Interés y Activa     Participación
Secretaría 7  92   Mención Especial al Esfuerzo y compromiso

 

También el mismo día se entregaron Certificados de participación a las Secretarías que participaron del proyecto de implementación de 3 S.

 

 

 

EL PODER JUDICIAL DESTACO EL PROGRAMA DE LAS 3 S EN SU SITIO WEB

Con el Apoyo del CEJ, CIRD Y USAID
Capacitaron a funcionarios del Poder Judicial en la implementación de las “3 S”.

Plan de Mejoramiento de la Justicia Civil
Premiarán a juzgados por “implementación de las 3 S”: herramientas de calidad en la gestión.

Premiaron a juzgados civiles por la “implementación de las 3 S”.

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